Warszawa

(+48) 22 575 86 00

Łódź

(+48) 42 636 41 33

Menu

Sposób na koncentrację

Comarch CDN XL w D.M.T.

W biznesie zasoby zawsze są ograniczone, a koszty zawsze za wysokie. Problem rentownego angażowania dostępnych zasobów oraz przymus ciągłego poszukiwania i wdrażania rozwiązań efektywnych finansowo jest codziennością każdego przedsiębiorcy, niezależnie od branży, skali czy zajmowanej pozycji rynkowej.

Jednym z istotniejszych elementów kosztotwórczych jest praca człowieka. Dlatego warto uważnie przyjrzeć się, czy czas i energia nie są ponad potrzebę lokowane w działaniach pomocniczych czy administracyjnych, które nie mają bezpośredniego przełożenia na sprzedaż czy oferowaną klientom jakość, zwłaszcza jeśli w działania operacyjne angażowana jest wysoko wykwalifikowana kadra zarządzająca. Ekonomicznie uzasadnione byłoby w takim wypadku skoncentrowanie wysiłków na doskonaleniu i rozwijaniu biznesu. Nie zapomina o tym zarząd D.M.T. Sp. z o.o., który na przełomie 2008 i 2009 roku podjął decyzję o zintegrowaniu i zoptymalizowaniu procesów administracyjnych przy zastosowaniu systemu Comarch CDN XL. Celem wdrożenia nowoczesnego oprogramowania klasy ERP było uzyskanie solidniejszej podstawy informacyjnej decyzji biznesowych, wygospodarowanie czasu na planowanie działań oraz zaoszczędzenie kapitału na inwestycje w rozwój.

Centrum logistyczne D.M.T. (Dystrybucja, Magazynowanie, Transport) działa na rynku od 1999 roku. Firma jest własnością rodziny Kujawa, która samodzielnie zarządza i rozwija biznes wyłącznie w oparciu o własny kapitał.

Domeną D.M.T. jest dostarczanie zintegrowanych rozwiązań logistycznych, obejmujących szeroką paletę usług w zakresie składowania i logistyki magazynowej, transportu oraz dystrybucji powierzonych towarów. Spółka D.M.T. jako jedna z pierwszych w Polsce zaczęła świadomie budować kompetencje w dziedzinie logistycznego wsparcia sprzedaży. Cenne know-how wypracowane przez ostatnich kilkanaście lat, wysokiej klasy obiekty magazynowe w dobrej lokalizacji, własny tabor, zastosowane nowoczesne urządzenia i technologie znajdują swe odbicie w sprawnej, bezbłędnej, terminowej, a przy tym efektywnej ekonomicznie realizacji procesów biznesowych.

Jednym z wykorzystywanych w D.M.T. rozwiązań technologicznych jest zintegrowany system zarządzania Comarch CDN XL, który zastąpił szereg osobnych aplikacji dedykowanych do obsługi poszczególnych obszarów biznesu. Dążono przede wszystkim do usprawnienia przepływu informacji, raportowania i analityki – dzięki centralizacji i ujednoliceniu danych dotyczących działalności firmy; poprawy efektywności i wydajności czasu pracy osób zaangażowanych w działania administracyjne (obsługa sprzedaży, zamówień oraz finansów) – dzięki automatyzacji pracy i integracji procesów biznesowych; większej elastyczności w zarządzaniu czasem pracy poprzez umożliwienia pracownikom firmy równoczesnej pracy w systemie i zdalnego dostępu do niego; zapewnienia narzędzi wspierających zarządzanie relacjami z klientem oraz minimalizacji ryzyka i kosztów awarii oprogramowania i związanych z nimi przestojów w działalności.

Wdrożenie miało miejsce na przełomie 2008 i 2009 roku. Od tamtej pory, dzięki koncentracji uwagi i zasobów na rozwijaniu zasadniczej działalności, firma rozrosła się, nieznacznie zwiększyła zatrudnienie w magazynach, rozbudowała ofertę. Nieustannie też doskonali metody i rozwija narzędzia wykorzystywane do zarządzania i obsługi magazynu, a wiosną tego roku udostępni swoim klientom 2,5 tys. mkw. nowej powierzchni magazynowej.
Prowadzone są też rozmowy dotyczące rozwinięcia wykorzystywanej funkcjonalności Comarch CDN XL i wprowadzenia szczegółowej analizy kosztów według centrów ich powstawania – co dałoby zarządowi D.M.T. możliwość systematycznej i precyzyjnej oceny rentowności poszczególnych usług, klientów i narzędzi oraz podstawę dla dalszych decyzji biznesowych.

Czym kierowali się Państwo przy wyborze systemu informatycznego?

Michał Kujawa, Logistic Manager D.M.T.: Bardzo ważna była dla nas możliwość pracy w sieci, z jednoczesnym dostępem wielu osób do systemu, stabilność oprogramowania – żeby nie zawieszało się i nie powodowało przestojów, zdalny dostęp do potrzebnych informacji – bez konieczności fizycznej obecności w budynku firmowym, automatyzacja części procesów, które tu zachodzą. Dlatego zdecydowaliśmy się na inwestycję w zintegrowane i sprawdzone rozwiązanie do zarządzania. Patrząc na to, co dzieje się w innych firmach, uznaliśmy, że dla nas jest to konieczność. Odwlekanie decyzji byłoby dla D.M.T. jak krok wstecz.

W jaki sposób wcześniej obsługiwano procesy zachodzące w D.M.T.?

MK: Wykorzystywaliśmy wcześniej inne systemy, ale one generowały niepotrzebne problemy. Księgowość i sprzedaż działały na dwóch całkowicie odrębnych aplikacjach. Natomiast my nie mieliśmy bieżącego dostępu do danych historycznych. Nie wiedzieliśmy nic na temat kosztów działalności, ile, komu i za co płacimy, czy nie zalegamy z płatnościami, ile mamy należności do ściągnięcia, jakie obroty generuje dany podmiot, które usługi są dla nas najbardziej opłacalne, jaki jest optymalny poziom zakupów, jaką trzeba będzie odprowadzić zaliczkę na podatek do urzędu skarbowego. Na raporty sprzedażowe czy rachunek zysków i strat musieliśmy zawsze czekać.

Co stanowiło największy problem?

MK: Wiele kwestii mnie osobiście drażniło. Na przykład ewidencja i rozliczanie faktur kosztowych. Kiedyś zbieraliśmy faktury, przekazywaliśmy je partiami co jakiś czas księgowej, która rejestrowała je w swoim systemie. O kosztach i zaliczkach na podatek dowiadywaliśmy się z dużym opóźnieniem, te informacje były poza firmą. Teraz sami rejestrujemy przychodzące faktury w Comarch CDN XL, księgowy rozlicza je na miejscu. Mamy stały dostęp do informacji o terminach płatności, kontrahentach, datach wpłynięcia dokumentów etc. Mamy pola opisowe i analityki – możemy np. opisać, ile kosztuje dana część wymienna, do jakiego konta (pojazdu) przypisać wydatek. Potem księgowy rozlicza wszystko po minicentrach kosztowych. Dzięki temu wiemy dokładnie, ile kosztuje nas eksploatacja i utrzymanie wybranego pojazdu.

W 2008 roku D.M.T. zakupiło licencje Comarch CDN XL do modułów, których funkcjonalności były wystarczające do zrealizowania postawionych celów wdrożenia: Sprzedaż i Zamówienia do obsługi logistyki, CRM i Reklamacje jako narzędzie dla realizacji zadań z zakresu obsługi klienta i budowania relacji biznesowych oraz Kasa/Bank, Kadry i Płace, Księgowość dla obsługi obszaru finansowego i dostarczenia rzetelnej informacji zarządczej. W trakcie trwania analizy przedwdrożeniowej dokupiono również licencję modułu Środki Trwałe. D.M.T., poza własną flotą samochodową, dysponuje szeregiem urządzeń wykorzystywanych w magazynie: urządzenia do transportu poziomego i pionowego, terminale sterujące, kolektory danych, wagi, urządzenia pakujące i etykietujące, urządzenia do sprzątania i konserwacji powierzchni magazynów etc. Wdrożenie Środków Trwałych ułatwiło ich inwentaryzację i naliczanie amortyzacji.

Jakie elementy wpłynęły na wybór rozwiązania Comarch?

Michał Kujawa: Dlaczego wybraliśmy akurat Comarch CDN XL? Po pierwsze dlatego, że miał wszystko, co było nam faktycznie potrzebne. Po drugie, podczas gromadzenia informacji zwracałem uwagę na liczbę sprzedanych produktów ERP. Comarch był wtedy trzecim dostawcą – jeśli chodzi o udziały w rynku ERP w Polsce, ale pierwszym jeśli chodzi o liczbę wdrożeń. Comarch CDN XL był najczęściej kupowanym system. Był to polski produkt. No i po trzecie, cena nie zabijała. Do przeprowadzenia projektu wybraliśmy firmę T2S. Partner doskonale się sprawdził i to było z pewnością jedno z najlepszych wdrożeń systemowych w D.M.T. Jeszcze z czymś takim się nie spotkałem, zazwyczaj mieliśmy więcej problemów. Może wynikało to też po części z tego, że wielokrotnie współpracowaliśmy i wdrażaliśmy oprogramowanie z firmami, które nie były z okolicy – i to było utrudnieniem. W przypadku T2S pozytywnie zaskoczyła nas duża elastyczność, dyspozycyjność, profesjonalne podejście i dobre przygotowanie wszystkich pań (bo głównie one brały udział we wdrożeniu). Cały projekt trwał około 2-3 miesięcy, bardzo krótko. Zgodnie z planem system był gotowy do uruchomienia z początkiem roku kalendarzowego 2009.

Realizację wielu pojedynczych czynności i całych procesów udało się wielokrotnie przyspieszyć przy jednoczesnym podniesieniu jakości ich rezultatów. Skumulowany efekt równoległego uzyskania poprawy w licznych, na pozór mało istotnych, działaniach dał się odczuć zarówno liniowym pracownikom, jak i zarządowi D.M.T.

Jednym z przykładów może być analiza płatności czy współpraca z systemem bankowym. Do momentu wdrożenia Comarch CDN XL zarząd D.M.T. miał do dyspozycji jedynie odręczne zapiski. Teraz płatności mogą być analizowane przy użyciu przejrzystych, czytelnych narzędzi, takich jak preliminarz płatności, historia kontrahenta czy szereg wydruków dostępnych w systemie (np. wydruk płatności nierozliczonych). Możliwy jest eksport przelewów (które przed implementacją systemu były wysyłane ręcznie) i import wyciągów bankowych do odpowiednich rejestrów.

Dużo łatwiej sprawować kontrolę nad finansami firmy, gdy podstawowe sprawozdania, takie jak bilans, rachunek zysków i strat, cash flow, generowane są na podstawie danych rejestrowanych w systemie w czasie rzeczywistym i gdy są one dostępne 24 godziny na dobę z dowolnego miejsca.

Monitowanie czy windykacja należności również są dla użytkowników Comarch CDN XL mniej uciążliwe. Na kartach kontrahentów można indywidualnie określać limity kredytowe czy terminy płatności. System automatycznie komunikuje o ich przekroczeniu podczas próby sprzedaży. Uprawniona osoba może do odwołania wstrzymać sprzedaż z nierzetelnym kontrahentom.

Jak wyglądała współpraca z kontrahentami przed i po wdrożeniu Comarch CDN XL?

Paweł Kujawa, kierownik Działu Transportu D.M.T.: Przed wdrożeniem Comarch CDN XL faktury kosztowe ewidencjonowaliśmy ręcznie w księgach, tak samo ręcznie wysyłaliśmy przelewy z płatnościami do dostawców, co zdarzało się raz na kilka dni. Trzeba było wpierw każdą fakturę odszukać w księdze, a potem wpisać z ręki w poleceniu przelewu wszystkie dane dostawcy wraz z numerem konta, co pochłaniało nawet do 5 minut na jeden przelew. Rocznie nasza firma ewidencjonuje ok. 1400 faktur od dostawców, co daje ok. 27 faktur w tygodniu. Na samo wysyłanie przelewów potrzebowaliśmy 1-1,5 godziny w tygodniu. Teraz po wdrożeniu modułu księgowego z opcją eksportowania poleceń przelewu do systemu bankowego czas ten skrócił się do ok. 10 minut w tygodniu. Faktury są zapisywane w Comarch CDN XL i z tego systemu eksportujemy płatności. Nie zmienia to faktu, iż dalej ewidencjonujemy faktury także ręcznie – chcemy mieć podwójną kontrolę nad tym, czy wszytko zostało poprawnie zapisane i wysłane.

MK: Aktualnie wysyłamy 200-250 przelewów miesięcznie. Na pewno jest szybciej i łatwiej.

Czy podobnie przebiegały rozliczenia z pracownikami?

MK: Zanim uruchomiliśmy Comarch CDN XL w D.M.T., nie mieliśmy wglądu online w aktualne bądź archiwalne listy płac, dostawaliśmy tylko wersję drukowaną mailem lub faxem od firmy księgowej. Potem prezes firmy siadał na ok. 2 godziny i ręcznie wysyłał pensje na konta. Teraz lista płac jest eksportowana bezpośrednio do systemu bankowego. Cały proces wysyłania pensji zajmuje ok. 5 minut.

PK: Bardzo ważną korzyścią, choć trudną do zmierzenia, jest podgląd online przewidywanych wysokości podatków, takich jak opłaty związane z ZUS oraz VAT. Nie wiem, ile czasu zajmowało poprzedniej firmie księgowej wystawienie deklaracji VAT 7. Wiem za to, że w Comarch CDN XL wystarczy kilka kliknięć. Już na początku miesiąca znam prognozowaną wielkość podatku. Możemy w ten sposób zaplanować wszystkie wydatki, aby w dniu zapłaty nie było żadnych niemiłych niespodzianek. Pamiętam, że kilka lat temu był z tym duży problem. Księgowa dzwoniła w dniu płatności i po prostu informowała o kwocie podatku, jaką należy odprowadzić do urzędu. Wiele razy zdziwienie rodziło się na naszych twarzach. Na pewno system nam w tym pomaga i możemy wcześniej reagować np. przesunięciem kosztów na inny miesiąc w celu optymalizacji podatku w danym miesiącu.

Wysoki stopień automatyzacji procesów można osiągnąć dzięki odpowiedniej konfiguracji Comarch CDN XL praktycznie w każdym obszarze funkcjonowania biznesu.

W rachunkowości warte zastosowania są schematy księgowań dla dokumentów sprzedażowych, zakupowych, list płac, wyciągów bankowych. Dużym plusem jest możliwość łatwego i szybkiego (także seryjnego) generowania deklaracji zgłoszeniowych czy rozliczeniowych wymaganych przez US czy ZUS, wszystko zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami. Przemyślany plan kont syntetycznych i analitycznych daje świetną podstawę dla prowadzenia pogłębionych analiz.

Jednak kluczowym dla każdego biznesu obszarem jest sprzedaż. Przejrzyste cenniki, łatwe do definiowania, kopiowania i modyfikacji, automatyczne generowanie ofert sprzedaży z zapytań ofertowych zarejestrowanych w systemie, szybkie generowanie kolejnych wariantów ofert, zapis kontaktów z klientem z możliwością przypisania kodów fiaska i dodawania komentarzy, tworzenie kampanii marketingowych – to tylko niektóre z licznych narzędzi, jakie do swojej dyspozycji mają przedstawiciele handlowi firmy. Wnioski z analizy dokumentów, wyników kampanii i wszelkich powiązanych z klientem informacji zarejestrowanych w Comarch CDN XL są wykorzystywane do stopniowej poprawy efektywności działań sprzedażowych i promocyjnych oraz w projektowaniu coraz bardziej adekwatnej oferty firmy.

Które z elementów obsługi sprzedaży usprawnił system Comarch CDN XL?

PK: Łatwo dało się zaobserwować fakt, że teraz znacznie szybciej wystawiamy faktury sprzedażowe. Przed wdrożeniem Comarch CDN XL pracowaliśmy na dość prostym programie do fakturowania, bez możliwości pracy online na kilku stanowiskach jednocześnie. W dniu fakturowania każdy z pracowników musiał czekać, aż poprzednia osoba skończy wystawiać swoje dokumenty i zwolni dostęp do systemu. Był to proces, który zajmował praktycznie cały dzień. Teraz trzy czy cztery osoby mogą pracować równocześnie i wystawiać faktury w dowolnym momencie. Dużym plusem jest także bardzo przejrzysty cennik. Jeśli się go przygotuje dobrze, to wystawienie faktury składającej się z wielu pozycji trwa najwyżej kilka minut. Często też wystawiamy takie same faktury dla danego kontrahenta. Żeby na nowo co miesiąc nie wpisywać tych samych pozycji, korzystamy z możliwości skopiowania faktury z poprzedniego miesiąca – co trwa ok. 1 minuty. W poprzednim programie również mogliśmy konfigurować cenniki, ale nie były one tak przejrzyste jak w systemie Comarch CDN XL. I na pewno wystawianie faktur trwało znacznie dłużej, ponieważ samo wyszukanie danej pozycji zabierało sporo czasu.

MK: W 2010 roku wystawiliśmy ok. 340 faktur. W Comarch CDN XL jedna osoba mogłaby wystawić wszystkie w ciągu jednego dnia. Kiedyś tyle czasu zajmowało naszym ludziom wystawianie faktur z jednego tylko miesiąca.

Każdego dnia decydenci są zmuszeni dokonywać wyborów, w tym także wyboru najlepszego systemu informatycznego dla firmy. Jakiej rady, z perspektywy czasu, mógłby Pan  udzielić tym osobom?

MK: Wybór Comarch CDN XL i T2S był jak najbardziej słuszną decyzją. Na pewno byśmy jej nie cofnęli. Uznaliśmy za ryzykowne inwestowanie w rozwiązania, które nie zostały dostatecznie zweryfikowane przez rynek, dlatego wybraliśmy akurat system Comarch. Wybór partnera informatycznego jest również bardzo ważnym elementem całego projektu. Chociaż nie mamy aż tak skomplikowanych procesów i większość tego, co znalazło zastosowanie w D.M.T., to standardowe funkcjonalności, to jednak dużo stresu przy wdrożeniu odchodzi, jeżeli partner informatyczny jest sprawdzony i może pochwalić się dużym doświadczeniem. Firma T2S świetnie się sprawdziła. Mogę się domyślać, że nie tylko w D.M.T.

Z autopsji wiem, że do wdrożenia trzeba się samemu rzetelnie przygotować, przeanalizować i zrewidować własne potrzeby – tak, by po fakcie nie było rozczarowań. Dużo czasu i wysiłku kosztuje opisywanie niuansów, nietypowych, specyficznych dla danego biznesu rozwiązań, przeprojektowywanie i optymalizacja procesów tak, by je maksymalnie usprawnić i uprościć. Jest duże prawdopodobieństwo, że pominie się coś bardzo ważnego. My sami zapomnieliśmy o module do obsługi zamówień, a nasz partner podczas analizy zasugerował też wdrożenie modułu do środków trwałych. Potrzeba była oczywista, a jednak pominęliśmy to w zamówieniu. Musieliśmy potem modyfikować plan kont, dostosowywać wydruki dokumentów – na szczęście nie było z tym większych problemów. Wspólnie z T2S udało nam się w krótkim czasie doprowadzić projekt do szczęśliwego zakończenia. Teraz mamy więcej szczegółowych informacji i więcej czasu na właściwą reakcję. Na pewno było warto.

 

Artykuł opublikowany w Nowoczesnym Zarządzaniu, wyd. 01/2012, maj 2012, Comarch S.A.

 

Pomoc
Polityka prywatności