Warszawa

(+48) 22 575 86 00

Łódź

(+48) 42 636 41 33

Menu

Trzy firmy w jednym systemie – wdrożenie Comarch CDN XL w Grupie HERT

Case study, opublikowane 28.10.2008

Realizacja zamówień złożonych w HERT wymaga zaangażowania wszystkich spółek. Przykładowo: HERT prowadzi sprzedaż maszyn piekarniczych, HERT SERWIS instaluje urządzenia, HERT AKCESORIA zaopatruje poprzednie dwie firmy w akcesoria, potrzebne do kompleksowej realizacji projektu dla klienta. Przy tak silnych zależnościach między spółkami ważnym dla podnoszenia jakości obsługi czynnikiem stała się sprawna wymiana informacji. Systemy, które wspierały HERT, były przestarzałe, nieefektywne i nie współpracowały ze sobą, utrudniając tym samym przepływ dokumentów.

Firma HERT Sp. z o.o. powstała w 1994 roku z inicjatywy dwóch osób związanych z branżą piekarniczą: Jarosława Marczuka i Krzysztofa Skrzeczkowskiego. Od początku istnienia domeną firmy było wdrażanie najnowocześniejszych technologii produkcji oraz sprzedaż i serwis najwyższej jakości maszyn i osprzętu dla polskiego przemysłu spożywczego, w szczególności piekarskiego i cukierniczego.

Po 9 latach intensywnego rozwoju podjęto decyzję o utworzeniu Grupy HERT i wydzieleniu ze struktury HERT trzech oddzielnie zarządzanych spółek, wyspecjalizowanych w określonych dziedzinach. Było to znaczącym krokiem w kierunku doskonalenia firmy i podnoszenia poziomu obsługi klientów. W 2003 roku została powołana firma HERT SERWIS (serwis gwarancyjny i pogwarancyjny, dostawa i montaż urządzeń u klienta), a w 2004 roku – HERT AKCESORIA (sprzedaż akcesoriów i drobnego wyposażenia zakładów piekarniczych i cukierniczych, mniejszych urządzeń do zakładów rzemieślniczych).  Grupa HERT zatrudnia łącznie blisko 50 wysoko wykwalifikowanych osób.

Największą bolączką HERT był brak możliwości wglądu do bieżących danych i globalnej analizy działalności Grupy – czyli de facto brak solidnej bazy dla podejmowania decyzji.

Joanna Raczkowska, Specjalista ds. Finansowych HERT: Nie byliśmy w stanie dowiedzieć się niczego na podstawie systemu, który mieliśmy. Pracowaliśmy  w Excelu, bo jak mogliśmy inaczej przeprowadzić analizę kosztów, kiedy biuro rachunkowe księgowało na prostym systemie finansowo-księgowym, a my kompletnie nie mieliśmy wglądu do dokumentów? Na chwilę obecną mamy jeden system, a biuro rachunkowe pracuje zdalnie na naszych serwerach. W tym samym czasie widzimy to samo. Dzięki CDN XL możemy na bieżąco generować wszystkie potrzebne zestawienia: controllingowe, księgowe, finansowe.

Obsługę księgową prowadziło zewnętrzne biuro rachunkowe w prostym systemie finansowo-księgowym, praktycznie bez możliwości generowania raportów i okresowych zestawień. Spółki Grupy HERT nie miały więc bieżącego dostępu do dokumentów, ani nie mogły liczyć na informacyjne wsparcie ze strony biura rachunkowego.

Poza każdorazowym wystawianiem dokumentów z rozproszonych systemów informacyjnych, dane o przychodach i kosztach towarzyszących konkretnym zdarzeniom gospodarczym musiały być dodatkowo ręcznie wpisywane do zestawień w arkuszach Excel. Na ich podstawie prowadzono dalsze obliczenia, np. prowizje należne handlowcom. HERT musiał zatem ponosić koszt (i uciążliwość) wielokrotnego wprowadzania tych samych danych. Co więcej, gromadzone w różnych systemach dane nie były jednolite.

Panowanie nad bieżącymi sprawami Grupy wymagało zbyt dużych nakładów czasu i pracy. Podjęto więc decyzję o zastąpieniu rozproszonych systemów i niejednolitych baz danych jednym, centralnym narzędziem: zintegrowanym systemem do zarządzania.

Wdrożenie zakładało rejestrację wszystkich zdarzeń gospodarczych i synchronizację danych między bazami trzech spółek. Głównymi celami, jakie postawiono przed zintegrowanym systemem informatycznym, były:

  • jednolite bazy danych kontrahentów dla wszystkich spółek,
  • szybka wymiana dokumentów wystawianych pomiędzy spółkami grupy (zapytań, zamówień, faktur),
  • możliwość określenia rentowności poszczególnych kontraktów na podstawie dokumentów zaewidencjonowanych w systemie,
  • możliwość uzyskiwania różnych zestawień dotyczących handlowców i wielkości sprzedaży.

Wybór padł na system CDN XL firmy Comarch. Po pierwsze: był to nowoczesny, w pełni zintegrowany system o szerokiej funkcjonalności, wystarczającej do zrealizowania postawionych celów. Po drugie: w odróżnieniu do innych rozważanych narzędzi informatycznych cechowała go największa elastyczność i – co się z tym wiąże – możliwość dostosowania do szczególnych wymagań firmy i jej specyfiki. Po trzecie: w porównaniu z systemami innych producentów oferował najwięcej istotnych korzyści w relacji do ceny.

JR: Najbardziej spodobał nam się controlling i na nim zawsze najbardziej nam zależało. CDN XL pomaga też w prowadzeniu księgowości. Sami ewidencjonujemy dokumenty w siedzibie firmy, księgowanie odbywa się w biurze rachunkowym. Wszystko jest, jak być powinno, a dodatkowo mamy dostęp do wszystkich aktualnych danych. Serwis... Co jeszcze? Cena...

Zarząd HERT czekała kolejna ważna decyzja: wybór partnera. Poszukiwano firmy specjalizującej się we wdrożeniach CDN XL, o ustabilizowanej pozycji rynkowej. Nie było tajemnicą, że do poprawnego wdrożenia tak złożonego i skomplikowanego oprogramowania, potrzeba całego zespołu wykwalifikowanych konsultantów. Najwyżej oceniono możliwości spółki T2S. Wyraźnie odróżniała się dostępnymi zasobami, doświadczeniem, licznymi rekomendacjami klientów i producenta systemu (dziś T2S jest Platynowym Partnerem Comarch), otwartością i elastycznym podejściem.

Od nawiązania współpracy pomiędzy Grupą HERT i T2S do startu systemu upłynęło blisko 8 miesięcy intensywnej, obustronnej pracy nad projektem.

JR: Nie wierzę, żeby ktoś był dobrze przygotowany do wdrożenia, nie mając żadnych doświadczeń w tym zakresie. CDN XL to tak naprawdę nasze pierwsze i jedyne wdrożenie. Teraz jesteśmy o te doświadczenia mądrzejsi: wiemy, jakie są założenia systemu, jakie są jego możliwości i jakie ograniczenia. Wtedy nie wiedzieliśmy, czego można się po tym systemie spodziewać. Jedyna rada dla firm takich, jak my: wiedzieć, czego się chce. To samo powtarzali również konsultanci T2S, którzy brali udział w analizie przedwdrożeniowej.

Stopniowo uruchamiane były moduły:

  • w HERT: Sprzedaż, Serwis, Zamówienia, Import, Kompletacja, Księgowość, Środki Trwałe, Płace i Kadry, Analizy, Controlling;
  • w HERT SERWIS i HERT AKCESORIA: Sprzedaż, Serwis, Zamówienia, Import, Kompletacja, Analizy.

Wykorzystano też moduły dla administratorów, Interfejs Programistyczny (pozwalający na modyfikacje funkcjonalne systemu i integracje z zewnętrznymi aplikacjami,  m.in. na późniejszą integrację CDN XL z zewnętrznym systemem CRM), a w przypadku spółek HERT AKCESORIA i HERT SERWIS - Modelowanie Procesów.

W jednym systemie zostały stworzone 3 odrębne bazy – osobna dla każdej ze spółek Grupy. W celu utrzymania jednolitych informacji o kontrahentach, dane są replikowane między bazami, a podziały są analogiczne. Dodanie lub edycja danych dotyczących kontrahenta w jednej z baz skutkuje automatycznym skopiowaniem/aktualizacją tych danych do baz pozostałych spółek. Mechanizmy synchronizacji danych pomiędzy bazami były tworzone przez programistów T2S jako rozwiązania niestandardowe, wykraczające poza funkcjonalność CDN XL. Jednocześnie były jednym z najważniejszych elementów wdrożenia.

Dzięki integracji zasobów informacyjnych znacznie usprawniono obieg dokumentów pomiędzy spółkami Grupy. Wystawienie przez którąś z nich dokumentu na inną spółkę Grupy powoduje automatyczne utworzenie w bazie drugiej spółki dokumentu stanowiącego drugą stronę transakcji. Dodatkowo wszystkie generowane dokumenty są oznaczone w sposób ułatwiający identyfikację spółki, której dokument dotyczy.

Księgowość Grupy HERT jest prowadzona nadal przez zewnętrzne biuro rachunkowe, z tą różnicą, iż teraz księgowanie odbywa się w CDN XL na bazach danych spółek za pośrednictwem zdalnego dostępu. Wszystkie księgowania są na bieżąco widoczne w systemie. Prowadzone są w podobny sposób dla każdej ze spółek – by umożliwić analizę danych dla całej Grupy.

JR: Zestawienia sprzedaży... Naliczanie prowizji... Rzeczy tak naprawdę robią się automatycznie po zatwierdzeniu i rozliczeniu dokumentów. Coś, co przed wdrożeniem zajmowało mi dwa tygodnie, nowej i niedoświadczonej jeszcze osobie zabiera dwa dni. Informacje są tak jasno podane, a obsługa tak łatwa, że wystarczy mieć dobry sprzęt i wszystko dzieje się 200 razy szybciej. nie jest już problemem to, co było nim do tej pory. Inny przykład? Wynik na koniec miesiąca: po zaksięgowaniu jednym kliknięciem uzyskujemy wynik, co w starym oprogramowaniu było niemożliwe.

Od samego początku byłam za tym systemem i to ja podjęłam decyzję. Zrobiłam wszystko, żeby ludzie w firmie nie mogli bez niego żyć. Spełnił nasze oczekiwania. Chcieliśmy, żeby dane się przenosiły – i się przenoszą. Chcieliśmy na bieżąco orientować się w sprawach spółki – i to również jest.

Od uruchomienia systemu wszystkie rozproszone dotąd dane są rejestrowane, przechowywane i przetwarzane w CDN XL. Są to nie tylko dane wynikające bezpośrednio z dokumentów, lecz także szacunkowe, takie jak np.: szacowane koszty transportu realizowanego przez flotę HERT, zakładane harmonogramy płatności czy dostaw. Dzięki ich zebraniu w jednym systemie możliwa jest szczegółowa analiza i udostępnianie danych w controllingu – bez konieczności ręcznego wprowadzania i przeliczania w arkuszach Excel.

JR: Inne systemy zakładają pewne rzeczy: ma być tak, a nie inaczej. Ten był na tyle elastyczny, że na niektóre rzeczy nie musieliśmy się godzić – i one zostały poprawione. Chociażby synchronizacja trzech baz. CDN XL dało się połączyć z naszym CRM, więc niektóre dane z CRM trafiają automatycznie do CDN XL, a w drugą stronę – pewne informacje, takie jak płatności, zobowiązania, dane kontrahentów, są do wyciągnięcia z CDN XL poprzez CRM.

Pewnie, gdybyśmy nadal posługiwali się starym systemem, to jakoś byśmy pracowali. Może trochę mniej wiedzieli, może więcej czasu i wysiłku musielibyśmy poświęcić. W porównaniu z poprzednim oprogramowaniem, w którym nie było nic i który niewiele wymagał, XL jest dość trudny. Trzeba na nim troszkę popracować, by opanować wystawianie dokumentów i wyciąganie wszystkich informacji, które aktualnie są potrzebne.

Teraz, kiedy już wiemy, jak pracuje się z CDN XL, żyć byśmy bez niego nie mogli. Ten system został napisany dla nas. I jest dobry.

HERT Sp. z o.o., ul. Odlewnicza 4 a
03-231 Warszawa
http://www.hert.pl
 

Pomoc
Polityka prywatności