Warszawa

(+48) 22 575 86 00

Łódź

(+48) 42 636 41 33

Menu

Wdrożenie Comarch CDN XL w Automatech

Case study, opublikowane 16.01.2009

Automatech istnieje od 1994 roku. Siedziba główna mieści się w Opacz-Kolonia, a oddziały – w Poznaniu i Katowicach.
Zasadniczą dla firmy jest działalność handlowa, jednak oferta jest sukcesywnie poszerzana o usługi w zakresie projektowania, realizacji i wdrażania rozwiązań z dziedziny automatyki przemysłowej. Automatech wyspecjalizował się w projektowaniu i montażu szaf sterowniczych do różnego rodzaju urządzeń i obiektów przemysłowych oraz w projektowaniu i wdrażaniu kompletnych układów sterowania przy wykorzystaniu sterowników PLC, systemów bezpieczeństwa dla różnorodnych maszyn, systemów zdalnego sterowania w oparciu o rozwiązania sieci komórkowych, a także systemów wizyjnych (cyfrowej analizy obrazu) dla automatyzacji kontroli jakości produkowanych detali lub kompletności ich montażu.

Asortyment obejmuje produkty ponad 2000 marek. Szeroki wybór jest odpowiedzią na rosnące potrzeby klientów Automatech – zarówno małych przedsiębiorstw jak i wielkich korporacji.

Przez długi czas w Automatech wykorzystywano kilka niezależnych systemów, z których każdy obsługiwał tylko wybrany obszar (księgowość, kadry i płace) lub wręcz fragment procesu (osobny, samodzielnie stworzony program do ofertowania, osobny do obsługi sprzedaży). W miarę rozwoju firmy rozwiązanie to stawało się coraz bardziej uciążliwe dla pracowników firmy i coraz trudniejsze stało się zapewnienie spójności działania i sprawnego przepływu informacji.

Dr Anna Kołodziejczyk-Mieciek, Prokurent: Posługiwaliśmy się napisanym przez naszego informatyka programem do ofertowania, ale ponieważ nie był on zintegrowany z programem sprzedażowym, wszystkie dane musieliśmy przepisywać. I to było dużym utrudnieniem. Wykorzystywane systemy nie stwarzały też możliwości śledzenia historii: czy przygotowana i złożona klientowi oferta została przekształcona do zamówienia, czy zamówienie zostało zrealizowane.  Informacje o tym były przechowywane na papierze i w pamięci pracowników. Najważniejsze dla nas stało się więc połączenie sprzedaży z ofertą: tak, by ci, którzy prowadzą sprzedaż, wiedzieli również, jakie oferty są w przygotowaniu, jakie potencjalnie towary powinny być uzupełnione na magazynie. Kolejnym krokiem było zintegrowanie systemem całej firmy, by podejmowane działania miały ciągły charakter i były spójne.

Dane na temat zapytania klienta były wprowadzane do systemu ofertowania. Na ich podstawie oraz na podstawie wybranych informacji zawartych w rozbudowanych cennikach generowano odpowiednią ofertę. Najczęściej przesyłano ją faksem do klienta. Jeśli klient, w odpowiedzi na przedłożoną ofertę, potwierdzał złożenie zamówienia, wszystkie dane w niej zawarte musiały być przepisane do systemu sprzedażowego. Dopiero tu transakcję można było sfinalizować i wystawić właściwą fakturę. Brakowało jednak odniesienia do historii transakcji.

AKM: Bardzo precyzyjnie wskazaliśmy nasze oczekiwania. Nasi dostawcy oferują tysiące produktów. Dostarczają nam niezwykle rozbudowane i bogate w informacje cenniki. Potrzebowaliśmy mechanizmów, które ułatwiłyby nam wprowadzanie informacji z cenników i sporządzanie czytelnych ofert, które – w przypadku naszej branży – wymagają dość rozbudowanego wewnętrznie układu. Chcieliśmy, by każdą stworzoną ofertę można było łatwo i szybko przekształcić do potwierdzenia zamówienia klienta, a następnie automatycznie wygenerować zamówienie do dostawcy i fakturę sprzedaży. Poszukiwaliśmy systemu, który byłby w stanie elastycznie się do nas dopasować.

Uczestniczyłam w szkoleniu zorganizowanym przez firmę, która sprzedaje zintegrowane systemy informatyczne. Wiedziałam już trochę o tego typu rozwiązaniach i o tym, czego można od nich oczekiwać. Gdy zdecydowaliśmy o wymianie oprogramowania zaczęliśmy samodzielnie poszukiwać informacji. Pozyskaliśmy kilka ofert, a spośród nich wybraliśmy tę, która najbardziej nam odpowiadała.

Automatech zdecydował się na oprogramowanie CDN XL firmy Comarch oraz usługi wdrożeniowe T2S – obecnie Platynowego Partnera Comarch, specjalizującego się w implementacji systemów CDN. Wdrożenie przeprowadzono w 2005 roku i od tamtego czasu obydwie firmy współpracują w zakresie rozwijania i prawidłowej eksploatacji systemu CDN XL.

AKM: Pracownicy T2S przekonali nas, że CDN XL jest na tyle rozbudowany i elastyczny, że uda się dopasować go do naszych potrzeb i w jednym systemie zawrzeć funkcjonalność wszystkich dotychczasowych rozwiązań. Zapewniali również, że rozwiązanie będzie stabilnie działało. Program nam odpowiadał, argumenty brzmiały przekonująco, a sama firma T2S zrobiła na nas tak dobre i solidne wrażenie, że poszukiwanie innego partnera w ramach tego samego systemu wydało nam się bezcelowe. Zaufaliśmy. I udało się.

Obecnie Automatech korzysta z kompleksowego rozwiązania – wybrane moduły CDN XL obsługują wszystkie obszary działania firmy. Prócz modułów do pełnej obsługi księgowej, importu, sprzedaży i zamówień wykorzystano Interfejs Programistyczny, który umożliwia modyfikowanie interfejsu systemu czy dodawanie do niego nowych funkcji.

Kluczowe dla Automatech były funkcjonalności ofertowania, generowania zamówień i faktur. Na szczególne potrzeby Automatech konsultanci T2S stworzyli wydruk oferty, na którym pojawiają się wszystkie konieczne informacje, wybrane uprzednio z CDN XL: nazwy towarów, ceny, warunki dostawy, przyznane rabaty, szereg szczegółowych informacji o produktach, identyfikacja oferenta i klienta itd. T2S jest także autorem aplikacji, która na podstawie cenników przysyłanych w arkuszach Excel przez dostawców dokonuje aktualizacji nazw, cen i atrybutów (czyli wszystkich dodatkowych informacji powiązanych z produktem) produktów w bazie CDN XL. Ze względu na dużą ilość danych zwartych w cennikach, które należało wprowadzać do cennika CDN XL, niezwykle istotne było aby zakupione oprogramowanie oferowało możliwość sprawnego przenoszenia tych danych do baz systemowych.

Pierwszym etapem pracy w systemie jest przygotowanie oferty generowanej w systemie CDN XL, która jest odpowiedzią na zapytanie klienta. Przygotowujący ofertę w prosty sposób wybiera z kartoteki towarów interesujące pozycje (wraz z istotnymi atrybutami) i określa warunki transakcji. Dane te są automatycznie przenoszone i rozmieszczane na przygotowanym wydruku. W przypadku potwierdzenia zamówienia jednym kliknięciem można dla danej oferty wygenerować odpowiednie zamówienie, a później – w równie prosty sposób – fakturę. W związku z tym, że w bazie CDN XL zapisywane są dane o wszystkich zdarzeniach gospodarczych w firmie, łatwo można odtworzyć historię dowolnej transakcji. W jednym systemie realizowany jest proces – od zarejestrowania zapytania klienta aż do zakończenia transakcji, wystawienia faktury i śledzenia szczegółów dotyczących zapłaty.

AKM: Mieliśmy konkretne oczekiwania. I te oczekiwania zostały spełnione. Przede wszystkim zakładaliśmy ułatwienie i usprawnienie pracy dzięki CDN XL. Dodatkową korzyścią, której się nie spodziewaliśmy w takim stopniu była duża oszczędność czasu w pracy nad daną ofertą, zamówieniem, fakturą oraz zdecydowane skrócenie czasu potrzebnego na wprowadzanie danych. Miłym efektem było dla nas usprawnienie pozyskiwania informacji. Rozwiązanie doskonale się sprawdza. I, co jest bardzo ważne, system funkcjonuje stabilnie: nie zawiesza się, nie „pada”, nie przytrafiły nam się dotychczas żadne przykre historie związane z utratą danych. Kolejne wersje stopniowo rozwiązują zgłaszane przez nas uwagi dotyczące funkcji i działania programu. Zdajemy sobie sprawę ,że praca nad poprawkami, dopasowywaniem do nowych przepisów prawa i stałe udoskonalanie programu wymaga czasu. Otrzymujemy nowe wersje, widzimy, że program żyje, że nie stoimy w miejscu.

Było kilka argumentów, które wpłynęły na wybór CDN XL spośród innych systemów. T2S, która podjęła się wdrożenia, zapewniała, że jest to system na tyle rozbudowany i elastyczny, że odpowie na większość problemów, z którymi wtedy się borykaliśmy: zintegruje procesy, uzyskamy możliwość śledzenia historii transakcji, pozwoli wprowadzić tak dużą bazę cennikową, obsłuży w pełni wszystkie procesy odbywające się w firmie, będzie pracował stabilnie. To nas przekonało. Odnieśliśmy wrażenie, że CDN XL jest przemyślanym i poprawnym programem, napisanym nie przez 2-3 osoby, lecz przez sztab ludzi z doświadczeniem. Dodatkowo ze strony T2S padło zapewnienie kontynuowania współpracy: stałej pomocy w rozwiązywaniu drobnych problemów czy realizacji kolejnych naszych pomysłów w zakresie rozwijania czy modyfikowania systemu. I tak się dzieje.

Jestem na tyle zadowolona z pracy systemu, że, gdybym miała stanąć przed kolejną decyzją inwestycyjną, nie byłaby nią zmiana systemu, lecz jego dalsza rozbudowa o nowe obszary takie jak lepsza kontrola czy poprawa jakości obsługi klienta.

Automatech Sp. z o.o.
ul. Ryżowa 84, 05-816 Opacz – Kolonia
http://www.automatech.pl
 

Pomoc
Polityka prywatności