Warszawa

(+48) 22 575 86 00

Łódź

(+48) 42 636 41 33

Menu

Wdrożenie Comarch ERP XL w Firmie Bracia Urbanek

Case study opublikowane na stronie internetowej Comarch S.A., kwiecień 2013

„Ważnym argumentem, przemawiającym za Comarch ERP XL, była stabilna pozycja producenta. Chcieliśmy mieć pewność, że system i  firma, która go stworzyła i rozwija, będą istnieć za 3, 5 czy 10 lat. System musi żyć, dostosowywać się do zmian przepisów i reagować na postęp technologiczny” – mówi Jacek Urbanek, Wspólnik Firmy Bracia Urbanek

W 1984 roku, realizując pomysł posiadania własnego, nowocześnie zarządzanego przedsiębiorstwa ojciec i synowie Urbanek stworzyli firmę rodzinną, opartą wyłącznie na polskim kapitale. Firma Bracia Urbanek dostarcza na rynek przetwory owocowo-warzywne i przetwory z wykorzystaniem grzybów jadalnych. Na przestrzeni lat jej produkty były wielokrotnie wyróżniane i nagradzane ( złote i srebrne medale, certyfikaty i znaki jakości). 

Konsumenci doceniają wysoką jakość i smak wyrobów, które pozwalają Firmie Bracia Urbanek na skuteczne konkurowanie z innymi przetwórcami nie tylko w Polsce (gdzie Firma Bracia Urbanek utrzymuje wiodącą pozycję), ale i za granicą. Dystrybucja krajowa obejmuje najważniejsze hurtowe i detaliczne sieci handlowe, natomiast największym powodzeniem poza Polską cieszą się wyroby firmy w Mongolii, Rosji, Izraelu, Niemczech. 

Posiadane doświadczenie, sieć sprawdzonych dostawców i wdrożone procedury kontroli umożliwiają utrzymanie najwyższej i powtarzalnej jakości oraz zapewnienie bezpieczeństwa zdrowotnego produktów.

Firma chętnie korzysta z funduszy Unii Europejskiej. Pozyskane dotąd środki zostały przeznaczone na promocję produktów firmy za granicą, zwiększenie zasobów infrastruktury firmy, poprawę warunków pracy oraz zastosowanie najnowszych technologii dla udoskonalenia i usprawnienia procesów zarządzania i produkcji. Nadrzędnym celem Firmy Bracia Urbanek jest bowiem coraz sprawniejsze funkcjonowanie w stale zmieniających się warunkach oraz zadowolenie klientów, które jest niezbędnym warunkiem powodzenia.

Rozwój Firmy Bracia Urbanek i sukces w zdobywaniu kolejnych rynków zależą nie tylko od oferowanej jakości, ale również od sprawności, efektywności i systematycznego doskonalenia procesów biznesowych. Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania i wynikającej z tego nowej organizacji pracy zaowocowało zwiększeniem potencjału firmy. Wzmocniło też wizerunek Firmy Bracia Urbanek jako firmy solidnej i wiarygodnej.

 

W 2010 roku wspólnicy Firmy Bracia Urbanek zdecydowali o wdrożeniu zintegrowanego systemu zarządzania Comarch ERP XL. Oprogramowanie miało zastąpić szereg oddzielnych aplikacji od różnych dostawców. 

Możliwości optymalizowania i automatyzowania realizowanych procesów biznesowych były mocno ograniczone, właśnie ze względu na wielość niezależnych systemów wykorzystywanych do obsługi poszczególnych elementów procesów. Także dostęp do bieżących informacji dotyczących firmy był z tego powodu ograniczony. Zarówno wspólnicy jak i liniowi pracownicy nie zawsze dysponowali danymi potrzebnymi do podjęcia decyzji. 

Jacek Urbanek, Wspólnik: Przed wdrożeniem Comarch ERP XL borykaliśmy się z problemem niejednolitych, niekompletnych i nieuporządkowanych danych. Przyczyną takiego stanu rzeczy było obsługiwanie poszczególnych obszarów działalności (handel, sprzedaż, księgowość, magazyn, rozliczanie produkcji, kadry itd.) przez osobne, niezależne aplikacje informatyczne, niektóre pisane na zamówienie pod specyficzne potrzeby firmy. Pracownicy jednego działu nie mieli dostępu do danych dotyczących funkcjonowania pozostałych działów, dlatego sporządzanie raportów i analiz było utrudnione. Na dodatek dane we wcześniejszych systemach nie były tak dokładnie chronione, a zależało nam na ich bezpieczeństwie.

Za pomocą jednego systemu chcieliśmy uporządkować i scalić dane, ułatwić pracownikom ich przetwarzanie, a w szczególności sporządzanie wieloprzekrojowych analiz, zintegrować elementy procesów – by nie było więcej ich rozdzielenia przez działy i odrębne aplikacje. I udało się. Dane dotyczące całej firmy są w jednej centralnej bazie, a wykorzystanie modułu Business Intelligence i kostek analitycznych umożliwia mi bieżące kontrolowanie działalności i ocenę wyników firmy. 

Wybrany system Comarch ERP XL zastąpił dotychczas wykorzystywane aplikacje. Zostały nim objęte wszystkie obszary funkcjonowania firmy: handel i logistyka (moduły: Sprzedaż, Zamówienia, Import, Mobilny Magazynier Online), produkcja, obsługa klienta (moduły: CRM, Serwis i Remonty), współpraca z dostawcami i odbiorcami (EDI – elektroniczna wymiana dokumentów handlowych), finanse (moduły: Księgowość, Środki Trwałe, Płace i Kadry), zarządzanie (moduły: Modelowanie Procesów, Business Intelligence). Wdrożenie zostało zrealizowane przez łódzki oddział T2S Sp. z o.o., Platynowego Partnera Comarch. O wyborze T2S zadecydowało udokumentowane doświadczenie i osiągnięcia w podobnych projektach oraz bliskość i dostępność konsultantów.

Jacek Urbanek: Nie mieliśmy porównania z innymi systemami tej klasy. Ale możliwości Comarch ERP XL były w pełni wystarczające do sprawnego funkcjonowania i zarządzania firmą. Dlatego zdecydowaliśmy się na Comarch ERP XL. 

Oczywiście w każdym momencie pojawiają się pomysły na ulepszenia. Ale ponieważ system jest rozwijany przez producenta, to są szanse na uwzględnienie naszych pomysłów w kolejnych wersjach. Ostatecznie system jest na tyle otwarty i elastyczny, że zawsze można coś dopisać albo zmodyfikować.

Na etapie wyboru musieliśmy też brać pod uwagę globalne koszty inwestycji. Wiadomo, że systemy klasy ERP nie są tanie. Kosztują licencje, kosztuje wdrożenie i późniejsze utrzymanie. Na polskim rynku są dostępne zachodnie rozwiązania, konkurujące z Comarch ERP XL, ale ich cena jest wielokrotnie wyższa.

Ważnym argumentem przemawiającym za Comarch ERP XL była stabilna pozycja producenta. Chcieliśmy mieć pewność, że system i  firma, która go stworzyła i rozwija, będą istnieć za 3, 5 10 lat. System musi żyć, dostosowywać się do zmian przepisów i reagować na postęp technologiczny.

Co do partnera informatycznego, to T2S był w naszym regionie jedynym partnerem branym pod uwagę, jeśli chodzi o rozwiązania Comarch ERP. Przedstawiona oferta spełniała nasze oczekiwania, rozmowy były obiecujące, dobrze rozumieliśmy się. 

Wdrożenie rozciągnęło się w czasie, głównie ze względu na fakt, że musieliśmy dostosować się do sezonowych zmian w obciążeniu pracą poszczególnych działów. W maju i czerwcu produkcja jest najmniejsza, więc to najlepszy moment na wdrażanie modułu produkcyjnego. Dla sprzedaży z kolei spokojniejszym okresem są miesiące wakacyjne i wtedy lepiej wdrażać handel. Ale najpierw trzeba było zająć się logistyką, a dopiero potem produkcją. Pewnie udałoby się wdrożyć całość za jednym razem, ale to wymagałoby z naszej strony znacznie większego zaangażowania. Poza tym nigdy wcześniej nie realizowaliśmy projektów wdrożeniowych na taką skalę. Nie mieliśmy więc doświadczenia.

W związku z dynamicznym rozwojem i rosnącą sprzedażą, za jeden z najważniejszych celów wdrożenia  uznano usprawnienie procesów związanych z obsługą i funkcjonowaniem magazynu. Ze względu na dopasowanie Comarch ERP XL do specyficznych wymagań firmy w części logistycznej systemu konieczne było wprowadzenie kilku istotnych rozwinięć i modyfikacji: obsługa skupu z integracją z systemami wagowymi,  magazyn głębokościowy z wykorzystaniem kolektorów danych i wizualizacja rozmieszczenia palet w magazynie. Dlatego już na etapie wyboru oprogramowania wspólnicy Firmy Bracia Urbanek zwracali uwagę na praktyczne możliwości i koszt rozbudowy standardowych funkcji. 

Z pomocą Comarch ERP XL, dzięki zastosowaniu aplikacji Mobilny Magazynier online i wykorzystaniu kolektorów danych, udało się znacznie uprościć i usprawnić niemal wszystkie procesy magazynowe, od produkcji po spedycję. Poprawa dała się szczególnie odczuć przy realizowaniu przyjęć do magazynu. Pewną część procesów wspiera opracowany przez T2S na zlecenie Firmy Bracia Urbanek magazyn głębokościowy. 

Znakomicie sprawdza się także zaprojektowane przez T2S rozwiązanie dla skupu płodów rolnych: prosty interfejs do obsługi wag towarowych zintegrowanych z systemem ułatwia przyjęcie surowców, a właściwe dokumenty są generowane automatycznie już po umieszczeniu towaru na wadze.  W chwilę po wydruku tzw. kwitu skupowego surowce mogą być przekazane na produkcję lub do składowania w magazynach. 

Wspomniane funkcjonalności  (zarówno standardowo zawarte w Comarch ERP XL jak i te stworzone przez T2S indywidualnie dla Firmy Bracia Urbanek) wspierane są przez moduł Modelowanie Procesów. Jego zastosowanie pozwoliło na zautomatyzowanie procesów realizowanych na magazynie i na skupie, a jednocześnie ułatwiło, przyspieszyło i uporządkowało dokumenty, których ze względu na wielość obszarów powstaje w firmie bardzo dużo. Zdecydowana większość dokumentów jest generowana automatycznie przez system w oparciu o wcześniej zdefiniowane procesy obiegu dokumentów. Przykładowo dokumenty ze skupu przekształcane są automatycznie do dokumentów handlowych PM i PZ, z dokumentów PM i PW powstałych na kolektorach w magazynie tworzą się odpowiednio dokumenty PW i MMW.

Dodatkowym rezultatem zastosowania modułu Modelowanie Procesów jest narzucenie operatorom systemu dyscypliny wynikającej z konieczności trzymania się wyznaczonej ścieżki procesów. To stanowi swoiste zabezpieczenie przed niepożądanym czy nieprawidłowym działaniem pracowników.

Kolejnym ważnym elementem logistycznej części systemu jest stworzona przez T2S wizualizacja magazynów, ściśle powiązana z Comarch ERP XL, która pozwala na znacznie szybsze lokalizowanie palet. Program w graficzny sposób odzwierciedla faktyczną strukturę magazynów i towarów, obrazuje rozmieszczenie towarów w halach magazynowych. Dodatkowo jest on ściśle powiązany z aplikacją, która czuwa nad prawidłowym pozycjonowaniem towarów, cechami, datami ważności i numerami partii produkcyjnych. Każdy poszukiwany towar jest łatwy do odnalezienia zarówno w Comarch ERP XL jak i w aplikacji do wizualizacji magazynu. 

W użyciu jest również specjalnie przygotowana przez T2S etykieta magazynowa, dzięki której Firma Bracia Urbanek ma możliwość pełnej i bardzo precyzyjnej identyfikowalności partii produkcyjnej.

Jacek Urbanek: Z mojego punktu widzenia najważniejsze były aplikacje robione pod naszą firmę: magazyn głębokościowy, integracja z wagami w obsłudze skupu oraz trzyadresowe określanie położenia w magazynie. Wcześniej korzystałem z własnej aplikacji w Excel, która umożliwiała lokalizowanie palet. Teraz wszystko zostało odzwierciedlone w aplikacji do wizualizacji. 

Odczuliśmy duże usprawnienie pracy skupu, znacznie podniosła się wydajność pracy. Jeden pracownik, za pomocą aplikacji T2S, obsługuje jednocześnie 4 wagi (bo tyle aktualnie wykorzystujemy). Jeden pracownik na każdej z dwóch zmian jest w stanie, bez większych problemów, przyjąć w sezonie ok. 150 – 180 ton ogórków w 3 asortymentach, od około 200 dostawców. Za całą resztę odpowiedzialni są wózkowi, którzy zapewniają logistykę oraz kontrolerzy jakości. Od początku działalności ogromny nacisk kładziemy bowiem na jakość przyjmowanego surowca, stawiając wysokie wymagania naszym dostawcom. 

Pozostałe obszary, poza logistyką, są obsługiwane przy pomocy standardowych funkcjonalności Comarch ERP XL.

Wdrożenie Comarch ERP XL na pewno przyczyniło się do bardziej wydajnego i efektywnego działania, chociaż w tej chwili trudno mi jest przytoczyć przykładowe wskaźniki. 

W obszarach produkcyjnych wykorzystywany jest moduł Produkcja, przy czym na chwilę obecną Zlecenia Produkcyjne i cały obieg dokumentów jest zoptymalizowany na potrzeby rozliczenia kosztów produkcji i zużycia surowców i materiałów. Firma rozlicza produkcję w oparciu o koszty ewidencyjne, a następnie rozlicza odchylenia w kosztach rzeczywistych po stronie księgowości. Całościowo wykonywana jest analiza kosztowa. Docelowo Comarch ERP XL ma wspierać planowanie i harmonogramowanie procesów produkcyjnych.

W ramach współpracy z odbiorcami podstawowym narzędziem jest platforma Comarch EDI oraz Infinite EDInet. Za jej pomocą odbywa się w pełni elektroniczny obieg dokumentów: od zamówienia sprzedaży, przez awizację dostaw, do faktur sprzedaży. W ramach EDI (electronic data interchange) z firmą współpracuje większość sieci handlowych w Polsce (Biedronka, Real, Makro, etc.).

W części księgowej system korzysta z funkcjonalności standardowej, natomiast w części płacowej zintegrowano go z elektronicznymi rejestratorami czasu pracy (RCP) dla pracowników. Wdrożenie Comarch ERP XL przyniosło wiele możliwości, dotąd niedostępnych dla pracowników Firmy Bracia Urbanek, np. generowanie i wysyłanie deklaracji PIT-11 drogą elektroniczną, automatyczne uaktualnienia wskaźników płacowych czy składek ZUS, integracja z bankowością elektroniczną i automatyczny eksport płatności, generowanie zestawień BHP (z wykorzystaniem modułu Analizy Business Intelligence). Dzięki wprowadzeniu nowych rozwiązań poprawione zostało rozliczanie pracy w godzinach nocnych, a naliczanie płac udało się znacząco przyspieszyć. Wcześniejsze rozwiązania nie pozwalały m.in. na korygowanie wartości wynagrodzeń, które były naliczane dopiero w momencie generowania wydruków.

Wspólnicy Firmy Bracia Urbanek zyskali wygodne narzędzie do raportowania i analiz w postaci modułu Business Intelligence. Ujednolicenie i scentralizowanie danych daje możliwość rzetelnej oceny wyników i kondycji firmy. Zarejestrowane w systemie dane można analizować w dowolnych przekrojach. Najważniejsze z nich, w postaci czytelnych raportów, właściwe osoby mogą otrzymywać w regularnej subskrypcji przez osobistą pocztę e-mail, bez konieczności logowania się do systemu. 

Jacek Urbanek: Dzięki wdrożeniu Comarch ERP XL mam możliwość analizowania danych w dowolnych przekrojach i z dowolnych obszarów, wg dowolnych kryteriów. Mam stały dostęp do aktualnych informacji i mogę z nich wyselekcjonować to, co jest mi najbardziej potrzebne. Wcześniej było to utrudnione.

Dużym plusem systemu jest to, że wymaga on od wszystkich rzetelności, obowiązkowości i systematyczności. Pracownicy dostosowali się do narzuconej przez system dyscypliny. Nic nie może zostać odłożone na później ani pominięte, pewne czynności po prostu muszą zostać wykonane we właściwym czasie.

Z perspektywy doświadczeń i czasu mogę potwierdzić, że zanim przystąpi się do wdrażania nowych rozwiązań, należałoby dobrze przemyśleć własne potrzeby i oczekiwania, a potem lepiej zapoznać się z możliwościami i ograniczeniami systemu, który chce się wdrożyć. Dopiero to daje podstawę do oceny istniejącej sytuacji, analizy procesów i projektowania optymalnych rozwiązań. Pozwala też uniknąć wielokrotnego wprowadzania zmian na etapie analizy przedwdrożeniowej.  

Ponieważ wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego to duże wyzwanie, to warto zastanowić się, na ile stabilna i pewna jest sytuacja producenta systemu i firmy, która go wdraża. Inwestując, oczekiwałbym, że system i producent będą trwać na rynku przynajmniej tyle, co ja.  Nie chciałbym za chwilę po raz drugi przechodzić przez cały ten proces. Zależało mi, żeby rezultaty projektu były trwałe i poza tym był jeszcze potencjał do dalszego rozwoju przez kolejne lata. I ten potencjał jest. W miarę poznawania systemu, stale i stopniowo wprowadzamy jakieś większe lub mniejsze zmiany, coś udoskonalamy. Ostatnio na przykład przeszliśmy na tryb online pracy kolektorów. Myślimy o ich zastosowaniu do obsługi wydań materiałów, bo na razie odbywa się to ręcznie. Jeszcze w tym roku planujemy zautomatyzować procesy księgowe, aby i ten obszar usprawnić. 

Rosną też nasze oczekiwania co do funkcjonalności samego systemu. Co prawda w każdej kolejnej wersji Comarch ERP XL pojawiają się jakieś nowinki czy zmiany, ale oprócz tego sami – jako użytkownicy – mamy własne pomysły i uwagi. Wiemy, że producent stara się je uwzględniać i, choć chcielibyśmy szybciej zobaczyć postulowane zmiany, rozumiemy, że samo ich wprowadzenie w tak dużym systemie wymaga głębszej analizy i czasu. 

Generalnie jesteśmy zadowoleni z wyboru Comarch ERP XL. Dobrze układa się również współpraca z T2S: nie ma problemu w komunikacji ani utrudnień w dostępie do pomocy konsultantów wdrożeniowych. Problemy są sprawnie usuwane.  

 

Wdrożone moduły Comarch ERP XL:
- Sprzedaż
- Zamówienia
- Import
- Produkcja
- Mobilny Magazynier Online
- EDI (Dostawcy, Odbiorcy)
- Księgowość
- Płace i Kadry
- Środki Trwałe
- Business Intelligence
- Interfejs Programistyczny
- Modelowanie Procesów
- Serwis i Remonty
- CRM
- Administrator

Pomoc
Polityka prywatności