Warszawa

(+48) 22 575 86 00

Łódź

(+48) 42 636 41 33

Menu

Wdrożenie Comarch OPT!MA w redNet Property Group

Case study, opublikowane 28.02.2010

redNet Property Group jest dynamicznie rozwijającą się polską firmą specjalizującą się w dostarczaniu kompleksowych rozwiązań biznesowych dla uczestników rynku nieruchomości mieszkaniowych i komercyjnych w Polsce i za granicą. Dzięki połączeniu w ramach jednej grupy ośmiu nawzajem wspierających się spółek, redNet Property Group dysponuje pełną wiedzą o rynku nieruchomości i może zaoferować najbardziej kompleksowe rozwiązania. W ramach grupy firma świadczy całe spektrum usług związanych z nieruchomościami: wnikliwe analizy o lokalnych rynkach, skuteczne poszukiwanie projektów mieszkaniowych na dochodowe inwestycje, zarządzanie nieruchomościami i wykończenie wnętrz, obsługa wszystkich etapów sprzedaży mieszkań, a także doradztwo finansowe i zarządzanie portfelem inwestycyjnym.

Firma zadebiutowała w kwietniu 2001 roku w kilkuosobowym składzie, wprowadzając na rynek internetowy serwis nieruchomości tabelaofert.pl. Obecnie zatrudnia już ponad 140 pracowników. Eksperci pracujący dla ośmiu spółek skupionych w grupie kapitałowej redNet Property Group zapewniają doradztwo i profesjonalną pomoc na każdym etapie realizacji inwestycji.

W skład grupy wchodzą:

  • redNet Media Sp. z o.o.,
  • redNet Consulting Sp. z o.o.,
  • redNet Management Sp. z o.o.,
  • redNet Investment Sp. z o.o.,
  • redNet24 Agencja Nieruchomości Sp. z o.o.,
  • redNet Finance Sp. z o.o.,
  • tabelaofert.pl Sp. z o.o.,
  • redNet Dom Sp. z o.o.

Oprócz oddziałów w największych miastach Polski (Gdańsk, Łódź, Kraków, Poznań, Warszawa, Wrocław) redNet Property Group posiada partnerów na całym świecie.

Przed wdrożeniem zintegrowanego systemu zarządzania w skład grupy wchodziło 8 powiązanych spółek. Ich pełną obsługą księgową zajmowało się biuro rachunkowe. Jednak w pewnym momencie przestało ono nadążać za dynamicznym rozwojem grupy. Rosnące koszty obsługi księgowej nie niosły za sobą wzrastającej jakości usług. Wręcz przeciwnie: pojawiły się trudności z terminowym wykonywaniem obowiązków narzuconych ustawą. Dodatkowo maksymalnie uproszczony plan kont zastosowany przez biuro rachunkowe nie stwarzał możliwości generowania potrzebnych raportów ani prowadzenia analiz.

redNet szczególnie zależało na bieżącej kontroli salda należności i zobowiązań. Do czasu wdrożenia systemu informatycznego próbowano robić to „ręcznie”. Samodzielnie wystawione przez redNet faktury sprzedaży były wysyłane do biura rachunkowego i tam księgowane, a dane o płatnościach ręcznie wprowadzane do stworzonej roboczej bazy w MS Excel. Nie dość, że stosowanie takiego rozwiązania było czasochłonne, to jeszcze obarczone sporym ryzykiem częstych omyłek człowieka. Zwyczajnie nie sprawdzało się ono w praktyce.

Outsourcing usług księgowych uniemożliwiał firmie bieżącą kontrolę płatności i prowadzenie analiz. Dlatego redNet zdecydował się na przejęcie ksiąg rachunkowych i wdrożenie systemu Comarch OPT!MA. Na partnera informatycznego wybrana została spółka T2S, realizująca rocznie około setki wdrożeń wybranego systemu – miała więc bogate doświadczenie w podobnych projektach.

Dorota Snitkowska, Główna Księgowa redNet Property Group: Nie chcieliśmy rozbudowywać działu księgowości, potrzebowaliśmy więc narzędzia, które pozwoli na optymalizację zatrudnienia. W tej chwili dział liczy 7 osób. Gdybyśmy mieli pracować według dawnych metod, potrzebowalibyśmy kolejnych pięciu, żeby ogarnąć taką ilość dokumentów.

8 różnych firm oznaczało 8 różnych baz danych. redNet i T2S dążyły jednak do wypracowania takiego rozwiązania, które nie nastręczałoby pracownikowi działu księgowości trudności w obsłudze dowolnej ze spółek grupy, szczególnie w okresach wzmożonej pracy. Konsultanci T2S stworzyli więc w Comarch OPT!MA 8 odrębnych baz o bardzo zbliżonej strukturze planów kont i kategorii. Ujednolicono wszystko, co tylko dało się ujednolicić. 

We właściwej kolejności wdrażano wybrane spośród dostępnych moduły: Biuro Rachunkowe, Księga Handlowa Plus, Kadry i Płace Plus oraz Środki Trwałe – w wersjach dedykowanych dla biur rachunkowych, a także: Faktury, Kasa/Bank. Niedawno instalacja została rozbudowana o moduł Obieg  Dokumentów. W planach także rozwiązanie umożliwiające budżetowanie.

DS: W momencie wdrożenia Grupa liczyła 8 spółek. Osobne bazy dla spółek zostały skonfigurowane bardzo podobnie, dzięki temu jedną funkcją „import z bazy do bazy” można wiele rzeczy przenosić, kopiować. A dodatkową korzyścią jest fakt, że jedna i ta sama księgowa, znając jedną ze spółek, będzie też w stanie poprowadzić każdą dowolnie wskazaną z grupy – wszystko jest bardzo podobne. Księgowe są zadowolone z rozwiązania – na OPT!MIE wygodnie się pracuje.

System objął praktycznie wszystkie aspekty funkcjonowania firmy poza CRM – tu wykorzystujemy własne, bardzo rozbudowane i stworzone na nasze potrzeby oprogramowanie.

Elastyczny system bardzo dobrze się sprawdzał – pracownicy księgowości mogli sobie wzajemnie pomagać w razie potrzeby, wystarczyło jedynie wskazać w systemie bazę odpowiedniej spółki, bez konieczności ponownego logowania.

Realne stało się także prowadzenie bieżących analiz dla wszystkich 8 spółek, dzięki zastosowanym planom kont i strukturze kategorii.

DS: Dzięki przeniesieniu wdrożeniu Comarch OPT!MA, samodzielnemu prowadzeniu księgowości i wytrwałej pracy księgowych udało się uporządkować należności i zobowiązania firmy. Wcześniej wszystkie informacje zapisywane były w arkuszu kalkulacyjnym. Mieliśmy masę problemów z tym związanych, bo Excel nie był odporny na błędy człowieka. Zdarzyło się raz, że któryś z pracowników nieprawidłowo wykonał sortowanie danych – i przesortował dane w jednej tylko kolumnie, po czym zapisał zmiany. Bardzo dużo czasu, pracy i nerwów kosztowało nas odratowanie pliku.

Teraz dane są bezpieczne i uporządkowane. System ujawnił wszystkie przeterminowane należności. Pewnie nigdy nie zidentyfikowalibyśmy dłużników, gdybyśmy bazowali nadal na starych rozwiązaniach. Sporą część pieniędzy udało się odzyskać.

Mamy też większą kontrolę nad rentownością realizowanych projektów, takich jak organizacja targów nieruchomości i inwestycji. Wszystkie koszty i przychody związane z dowolnym projektem są automatycznie ewidencjonowane i księgowane na osobnych dekretach.

Zastosowane rozwiązanie miało jeszcze inną istotną zaletę: wszelkie nowe udogodnienia wykonane na dowolnej bazie bez problemu można było kopiować na pozostałe, co owocowało znaczną oszczędnością czasu i ograniczeniem do minimum wydatków na usługi informatyczne. Pozwalała na to standardowa funkcjonalność Comarch OPT!MA: import z innej bazy danych.

DS: Niedawno uruchomiliśmy moduł pozwalający na uporządkowanie obiegu dokumentów w firmie. Wpływające faktury są rejestrowane i częściowo opisywane w systemie, skanowane, nadaje się im odpowiednie ścieżki. W następnym kroku trafiają one do menedżera projektu, który weryfikuje, czy dane ujęte na fakturze są zgodne z warunkami uzgodnionymi z kontrahentami. Menedżer projektu określa, z jakim projektem związany jest dany wydatek. Ostatecznie skan każdego dokumentu wraz z opisem i dekretem trafia do księgowości, gdzie może zostać zaksięgowany we właściwy sposób.

Wcześniej zdarzało się, że dokumenty puszczone w obieg ginęły, trudno było ustalić, co się z nimi działo w kolejnych etapach. Teraz wszystko jest widoczne w systemie. Nawet jeśli dokument gdzieś utknie, zawsze można szybko sprawdzić: z jakiego powodu, na jakim etapie, u którego z użytkowników.
redNet Property Group i T2S udało się zrealizować projekt wdrożeniowy w krótkim czasie i rozsądnym budżecie; wynikało to przede wszystkim z faktu, iż nie było konieczności dobudowania zewnętrznych aplikacji czy tworzenia specjalnych raportów i wydruków. Wykorzystano jedynie gotowe, wbudowane funkcjonalności systemu: proste w konstrukcji, łatwe do modyfikowania, a co ważniejsze – bezawaryjne i stabilne.

Comarch OPT!MA to nasz pierwszy system i jak dotąd bardzo dobrze sprawdza się w firmie. Na pewno mamy większą kontrolę nad sprawami firmy. Cenna jest świadomość, że na pytania typu: „gdzie się podziało…”, „ile mamy…” system jest w stanie w dowolnym momencie udzielić odpowiedzi.

Zanim wybierze się i wdroży system, trzeba najpierw wiedzieć, czego można oczekiwać i czego się oczekuje od oprogramowania, precyzyjnie określić wymagania. To jest podstawowy problem. Tylko wtedy praca wdrożeniowca nie pójdzie na marne i będzie można uczciwie ocenić efekty. Każdy system ma jakieś ograniczenia funkcjonalne czy  technologiczne, więc nie każdą fantazję da się urzeczywistnić. Określenie: na ile pomysły są realne, wymaga lepszej niż pobieżna znajomości systemu. Ktoś, kto decyduje się na wdrożenie systemu zarządzania, musi się wpierw sam solidnie do zadania przygotować.


redNet Property Group Sp. z o.o.
http://rednetproperty.pl/
 

Pomoc
Polityka prywatności